Verandering zit in ieder van ons – Sean Hauge, Mateco / THV apparatuur

De wereld verandert voortdurend en dat geldt ook voor uw bedrijf en uw baan. Hoe krijg je dat voor elkaar? Als je denkt dat de verandermanager de klus zal klaren, denk dan nog eens goed na. Verandering is iets dat van ieder van ons is. Een paar jaar geleden, in de Prosci Management-cursus van Erik Steketee, leerde Sean Hauge, Business Process Manager bij mateco hoe je je personeel dit idee kunt laten omarmen. Sean ontwikkelde een handige toolkit die hij gebruikt, afhankelijk van of hij meer of minder weerstand voelt tegen verandering, met succes.

Sean: “Ik heb bij mateco veel transformatieprojecten begeleid. Doordat we een paar jaar geleden een aantal binnenlandse en buitenlandse bedrijven hebben gekocht, hebben we een internationale schaalvergroting ondergaan. De uitdaging was om al deze bedrijven mee te krijgen in de digitale transformatie. Onze aanpak was om voor 85% af te stemmen op de business group en 15% lokale vrijheid te geven.”

Hoe neem je mensen mee?

“We wilden de lokale Country Managers niet dwingen om over te schakelen naar de centrale processen. In alle betrokken landen wilden we een aantal Business Process Managers op bedrijfsniveau aanstellen. Idealiter wilden we deze mensen uit de sector binnenhalen omdat ze bekend zijn met de best practices en de lokale Country Managers en de gebruikers van de aanvragen zouden kunnen overtuigen. Maar in werkelijkheid? We konden niemand van het bedrijf vinden. Dus hebben we projectmanagers toegewezen aan die plaatsen. Ze misten de fijnere punten van een planner of een technicus en hadden moeite om met iemand te praten die gewend is aan het dagelijkse werk. Ze stuitten op weerstand en daar wilden we iets aan doen.”

Weerstand verminderen

“We hadden wel een verandermanager, maar als je idee hebt dat ‘onze verandermanager het gaat oplossen, ik hoef verder niets te doen’, dan kom je er niet. De verandering moet van binnenuit komen, van ieder van ons. Met de toenmalige CIO zijn we op zoek gegaan naar een cursus die hier een antwoord op zou geven. Zo kwamen we uit bij Prosci en Erik van The people side of Change, want Prosci is een van de meest beproefde modellen. Je krijgt een toolkit die je kunt gebruiken. Het is zeer uitgebreid, zonder dat je het allemaal hoeft te gebruiken. Naarmate het gesprek vordert – ervaar je veel weerstand, weinig weerstand – kun je beslissen welk middel je gebruikt om de persoon aan de andere kant van de tafel te krijgen om met je mee te doen.”

ADKAR als gids

Sean: “Een van de tools die ik regelmatig gebruik is ADKAR, een van de meest succesvolle verandermodellen omdat het zo breed toepasbaar is.” ADKAR staat voor:

  • Bewustwording: Waarom is deze verandering nodig voor het bedrijf?
  • Desire: Wat heb je eraan voor de werknemer? Je kunt het op zo’n manier doen dat ze er zin in hebben.
  • Kennis: Wat gaat er gebeuren?
  • Bekwaamheid: Dit gaat over nieuwe competenties en training zodat iedereen capabel is.
  • Versterking: De wijziging permanent toepassen. Dit vraagt om regelmatig toezicht: is alles nog
  • oké? Je kunt de verandering niet zomaar doorvoeren en er klaar mee zijn. Het gaat om het monitoren van je KPI’s: verloopt het gebruik van de nieuwe tools zoals gepland?
  • What’s in it for me

Volgens Sean zijn de doelen van het bedrijf om ‘klaar te zijn voor de toekomst’ en ‘de concurrentie voor te zijn’ niet genoeg om werknemers te enthousiasmeren. “Als medewerker wil je weten ‘what’s in it for me?’ Brengt dit extra werk met zich mee of juist minder werk? De D van verlangen wordt te gemakkelijk genegeerd in veranderingsprocessen waar ik het juist heel belangrijk vind. Een voorbeeld: AI stelt ons in staat om automatisch e-mails te lezen, waardoor de hoeveelheid werk voor onze mensen wordt verminderd en tijd vrijkomt voor gerichte communicatie met klanten. Dat is een grote stap vooruit. Dat soort dingen kun je het beste uitleggen, anders denken mensen dat je hun baan afneemt.”

Concrete successen

“We zijn nu drie tot vier jaar later en hebben ons platform met succes uitgerold in vijf landen. ADKAR heeft hier zeker aan bijgedragen”, vervolgt Sean. “Alle medewerkers die medeverantwoordelijk zijn voor de uitrol zijn tot het besef gekomen dat de verandering in ieder van ons zit. Praten met mensen loont. Zo zijn we begonnen met het managen van weerstand. Nog een voorbeeld: vroeger moesten vrachtwagenchauffeurs veel papierwerk doen, nu kan alles via hun smartphone geregeld worden. Dat was een hele verandering, niet gemakkelijk voor mensen uit Tsjechië of Polen die dicht bij hun pensioen zijn. Verandering is niet gemakkelijk, dat weten we. Maar ze kunnen ook profiteren van digitaal gaan: het schema in hun smartphone is altijd up-to-date, we kunnen ze bellen of een sms sturen als er iets verandert en er geen papieren meer nodig zijn om te ondertekenen.”

Voor elk type en elke grootte van het bedrijf

Sean: “We zijn een multinationale organisatie, en tegelijkertijd een conglomeraat van bedrijven, groter, kleiner, centraal, gedecentraliseerd. De Prosci-methoden zijn zeer schaalbaar, dat is waar. Op grote schaal kunt u enquêtes invullen. Dat laat ik graag over aan de verandermanager! Als daar iets uitkomt, betalen diepte-interviews op kleinere schaal echt hun vruchten af. Persoonlijk ben ik fan van dat laatste. Ik wil met mensen om de tafel gaan zitten, met ze praten, voelen wat er aan de hand is, ook al is het in Hongarije. Wat verwacht de persoon die tegenover mij zit? Hoe spelen we daarop in?

Het waarom begrijpen

“Ik begon met medewerkers te praten nog voordat ik ADKAR leerde kennen. Erik maakte dit concreter: ik begrijp nu waarom het werkt en nodig is. Zo kan ik ook andere collega’s overtuigen van deze aanpak, ondersteund door een ijzersterk internationaal model. Erik doet dat heel goed, hij ademt verandermanagement, dus ik raadde de Prosci-training aan HR aan voor nieuwe medewerkers. Erik gaf hier een driedaagse inhouse training. Hij richt zich op uw bedrijf en breekt het op in de details. Je kunt moeilijke casussen voorleggen en overal een antwoord op krijgen.”

Twee belangrijke lessen van Sean Hauge, Business Process Manager mateco

  • Verandering komt niet alleen van de verandermanager, het zit in alle mensen die betrokken zijn bij de transformatie.
  • Wat zorgt ervoor dat mensen uit bed komen? Verandering gaat niet alleen over het bedrijf, maar ook over de persoon.
  • Vergeet niet de persoon die tegenover je aan tafel zit.

www.mateco.eu
www.tvhequipment.com

Are you interested in further reading?

Download: “Verandering zit in ieder van ons”